CRM Gescom

Gestión Comercial y Cotizaciones

Este módulo permite crear y gestionar cotizaciones en tres monedas: Peso, UF y Dólar. Podrás crear cotizaciones basadas en una cubicación o levantamiento, que a su vez se compone de tres grandes ítemes: Remuneraciones, Materiales y Costos Adicionales. Todo ello, se convierte en un solo item de costos, cuyo nombre podrás asignar libremente para que tus clientes lo vean como un gran total. Podrás agregar itemes personalizados de costos, ideal para cotizar productos o servicios en una misma cotización. O si prefieres, podrás crear cotizaciones basadas sólo en itemes personalizados que podrás agregar manualmente. Una vez terminado el proceso de agregar costos a tu cotización, podrás utilizar el botón de parametrización para asignar porcentajes de utilidades sobre cada uno de los ítemes de costos. De esta forma, podrás obtener el valor final de la cotización. Y si cotizas en UF o Dólar, al cerrar la cotización, podrás ingresar el valor de cierre de la moneda de la cotización, para que se corrijan los valores finales a cobrar en pesos. De esta manera, sabrás en línea si ganaste o perdiste, respecto de una cotización hecha en una moneda distinta al peso. Además, el módulo te entrega información de tus ejecutivos, cotizaciones, notas de venta y ventas, agrupadas por cartera de ejecutivo, y por cliente. Todos los movimientos realizados en la cotización, ya sea recotizar, editar, corregir o anular, quedan registrados en la bitácora de cada cotización. Podrás agregar archivos como ordenes de compra, cierres de proyecto, actas de proyectos, etc.

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Módulo Facturación

Ventas, Compras, Precios, Folios y Facturación

Este módulo permite emitir los principales documentos de venta de la empresa: facturas electrónicas, facturas electrónicas exentas, notas de crédito electrónicas, notas de débito electrónicas, boletas y boletas electrónicas.

Para emitir un DTE bastará con que se haga referencia a una nota de venta, o bien se ingresen los datos manualmente. Podrás crear documentos con datos de despacho incluídos, referenciarlos a notas de pedido u órdenes de compra, según te pida tu cliente. Incluso, los podrás visualizar en formato PDF antes de generarlos.

Una vez que confirmas su generación, el módulo crea el documento electrónico en formato XML y PDF, y lo envía de inmediato al SII para su aprobación. Sólo cuando el SII responde, el Sistema actúa de acuerdo al tipo de respuesta, y si fue aceptado por el SII lo envía automáticamente al receptor y te permite imprimir su versión PDF.

Este módulo también te permite gestionar los DTE Recibidos de tus proveedores. Automáticamente los descarga de tu casilla de intercambio, los verifica ante el SII y -si la verificación ante el SII fue positiva- envía automáticamente el Acuse de Recibo al Proveedor. Al revisarlos, podrás dar Aceptacion o Rechazo del DTE directamente al SII y centralizarlo en tu contabilidad del ERP.

Además, el módulo Facturación está vinculado al módulo Inventarios, por lo que cualquier producto que vendas, se rebajará automáticamente de tu inventario.

Este módulo también gestiona los folios entregados por el SII, el certificado digital que firma los DTEs y respuestas electrónicas, y los opcionales de cada DTE emitido, como su centralización automática y control cronológico de emisión.

Adicionalmente, el módulo controla las Listas de Precios de Productos, las boletas de honorarios recibidas y te permite obtener reportes como libros y certificados de honorarios.

Limitaciones al módulo

• El módulo no genera el Archivo Electrónico de Cesión (AEC), ya que la mayoria de los factoring usan su propia plataforma para ceder las facturas. Para ello, sólo debe enviarles el XML de la factura que les desea ceder.
• * Todas estas limitaciones podrían ser eliminadas en la modalidad Dedicado del ERP, mediante el desarrollo dedicado a su empresa.

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Módulo Inventarios

Productos, bodegas, Inventarios.

Este módulo administra todo lo relativo a los productos e insumos que la empresa mantiene en sus bodegas para vender o implementar sus proyectos.

El módulo administra los productos mediante una categorización formada por Familias y Categorías, permitiendo una codificación de hasta 999.999.999 productos, cuyos códigos podrán ser leídos desde el módulo Facturación o CRM para emitir notas de venta o facturas, según sea el caso. Además, los productos pueden ser encontrados y leídos por su respectivo código de barras ingresado en la ficha de creación de su producto. Así, podrá utilizar una pistola lectora de códigos de barra para facturar.

Este módulo administra las compras y los despachos de productos o materiales, es decir, permite crear órdenes de compra y emitir guías de despacho o guias de despacho electrónicas. También, permite administrar y cargar en una guía de despacho las "Solicitudes de Materiales" provenientes del módulo PMO, que realizan -por ejemplo- los trabajadores de proyectos.

En el caso de las órdenes de compra emitidas, el Sistema permite cargarlas a inventario con sólo confirmar su recepción producto a producto.

El módulo Inventarios incluye también la aplicación "Importar", que permite cargar en el Sistema una planilla de cálculo base, para ingresar masivamente valores de inventarios iniciales e, incluso, crear productos automáticamente.

Por último, este módulo entrega reportes de stock por bodega creada, y stock valorizado.

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Módulo Contabilidad

Gestión contable, libros automáticos y centralizaciones.

Este módulo permite registrar toda la contabilidad de su empresa, ya sea automática o manual, y obtener los respectivos informes contables como libro Diario, Mayor, de Cuentas, balance general y estados de resultados configurables.

Una vez creado el Plan de Cuentas y configurado el Plan de Cuentas Básicas, podrá comenzar a crear comprobantes contables. Estos comprobantes los puede crear manualmente o bien pueden ser creados por el Sistema, por ejemplo, cuando se emite una factura electrónica o bien cuando se centraliza una factura recibida. Con este simple hecho de crear los comprobantes, el módulo ya comenzará automáticamente a generar los libros respectivos en tiempo real.

El módulo Contabilidad permite además crear y editar centros de costo que podrán ser usados para obtener balances o estados financieros aislados. También permite visualizar un reporte de IVA Crédito y Débito para obtener un parámetro de lo que se va a cancelar por este impuesto, de acuerdo a las ventas, comprobantes y documentos recibidos centralizados.

El módulo permite obtener reportes en formato PDF de todos los libros contables más utilizados, y reportes personalizados, incluyendo, la foliación de hojas.

Limitaciones al módulo

• El módulo no genera contabilidad IFRS, ya que está orientado a microempresas.

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Módulo Cobranzas

Gestión de clientes, proveedores y cobranza de tus facturas emitidas y recibidas.

Este módulo registra todas tus facturas emitidas y recibidas por tu empresa, y te permite verificar y gestionar sus pagos y abonos. Además, te da la opción de centralizar los movimientos de pago en tu contabilidad.

Se divide en dos aplicaciones: Clientes y Proveedores.

La aplicación Clientes muestra la deuda total que tienen tus clientes con tu empresa, a través de un consolidado en tiempo real que reune todas las facturas emitidas, pero agrupadas por rut. De esta forma, el consolidado Clientes muestra la deuda que tiene cada rut con tu empresa.

Al ingresar a cualquier rut, el sistema muestra todos los documentos emitidos a ese rut, y en cada uno de ellos, la cantidad de días de mora, el monto total, abono y saldo. De esta manera, podrás ver de forma rápida si una factura está pendiente de pago, pagada o bien hay abonos parciales. Si ingresas a ese documento, el Sistema te mostrará todos los movimientos de pago que están asociados a esa factura emitida.

Proveedores, en tanto, muestra la deuda total que tu empresa tiene de forma consolidada con tus proveedores y otras empresas que no necesariamente son proveedores, pero a los cuales tu empresa también les debe. Los valores también están agrupados por rut.

Al ingresar a un rut podrás ver rápidamente todas las facturas que ese proveedor te ha emitido y cuales presentan saldos pendientes y días de mora. Si ingresas al documento, verás el detalle de cada pago que haz hecho, y su respectiva centralización en tu contabilidad.

En ambas aplicaciones del módulo Cobranzas, podrás hacer gestión de pago, tanto de clientes como de proveedores, y centralizar movimientos de pago.

El módulo permite también agregar documentos de forma manual, sin que hayan sido emitidos o recibidos por la via automática. También te permite hacer gestión de cobranzas, es decir, agregar la gestión de llamados telefonicos o, incluso, enviar SMS (hay costo adicional por cada SMS enviado) desde el mismo módulo a tus clientes para poder recordarles su obligación de pago.

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Módulo Remuneraciones

Nomina, Liquidaciones, Previred y Libro Remuneraciones Electronico

El módulo Remuneraciones está encargado dentro del ERP de gestionar el pago de sueldos de sus trabajadores, calculando automáticamente sus liquidaciones mes a mes.

El módulo permite ingresar trabajadores creando automáticamente su contrato de trabajo, y una vez activado dicho contrato, el Sistema es capaz de calcular mes a mes su liquidación de sueldo sin la necesidad de alguna intervención. En estricto rigor, bastará con que se ingrese al trabajador, se fije su remuneración base y se ingrese la AFP y Sistema de Salud que está afiliado. Con esos datos, el módulo está en condiciones de generar mes a mes la liquidación de sueldo.

Podrá cerrar las liquidaciones por trabajador o de forma masiva, y así obtener el documento en formato PDF. Además, desde la aplicación "Reportes" del mismo módulo o ficha del trabajador, podrá obtener no sólo sus liquidaciones en PDF; sino que tambien sus certificados, contratos, comprobantes de vacaciones.

El módulo también calcula automáticamente el finiquito de un trabajador. Bastará con ingresar la fecha de término de contrato, para que el Sistema calcule su finiquito.

Por último, el módulo entrega la nómina de pago previsional en formato electrónico, para que se cargado directamente en Previred, y le permite generar el Libro de Remuneraciones Electrónico (LRE) para la Dirección del Trabajo (DT).

Limitaciones al módulo

• Sólo puede gestionar trabajadores dependientes entre 18 y 65 años, con contratos definidos e indefinidos.
• * Todas estas limitaciones pueden ser eliminadas en la modalidad Dedicado del ERP, mediante el desarrollo dedicado a su empresa.

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Módulo PMO Proyectos

Gestión de Proyectos en tiempo real. Carta Gantt y gastos en pantalla.

Este módulo está orientado a facilitar y administar la ejecución de Proyectos que realiza tu empresa, para poder establecer gráficamente sus tiempos y determinar los costos reales que significó llevar adelante dicho proyecto.

Ayudará a cumplir con los tiempos de los proyectos, conocer rápidamente su estado de ejecución y avances, pues genera en tiempo real una Carta Gantt que muestra el hito, las tareas y sus dependencias. Podrás modificar las fechas de término del proyecto y de sus tareas, según la necesidad de la ejecución. Podrás insertar eventos en la carta Gantt y, si realizas trabajos de continuidad operativa, podrás crear proyectos sin fecha de término, por lo que automáticamente el Sistema irá avanzando su hito, según la fecha diaria.

En términos logísticos, podrás asignar y controlar materiales en el Proyecto. Cuando cotizas, en el módulo CRM, puedes generar una cubicación de materiales, los cuales -al ser enviada la cotización a ejecución, es decir, al módulo PMO- se traspasan como una "bodega virtual", donde los jefes de proyecto podrán solicitarlos mediante una "Solicitud de MAteriales". Estas solicitudes llegan directamente al módulo Inventarios, donde podrán ser cargadas en una guía de despacho. Cuando esto ocurre -es decir, cuando se despachan las solicitudes en una guia-, el Sistema muestra en el Módulo PMO dicho despacho de materiales y -además- valoriza dichos materiales, registrando el acumulado en un identificador único, que te permitirá saber cuánto dinero -en materiales- se ha despachado a ese proyecto.

Y como los materiales no son los únicos gastos en un proyecto, también podrás ver en tiempo real los gastos que desde el Módulo COntabilidad se cargan al proyecto, cuando se generan comprobantes contables. También, los jefes de proyecto podrán solicitar dinero a través de las "Solicitudes de Dinero" incorporadas en el Módulo PMO. Cuando éstas son autorizadas, automáticamente el Sistema las refleja el sus gastos. Incluso, dependiendo de la configuración del Módulo PMO, los jefes de proyecto podrán hacer rendiciones directamente en el proyecto.

Para agilizar el análisis y comprensión de todos los gastos imputados a un proyecto, el Módulo PMO genera en tiempo real un Estado Financiero por cada proyecto, construido con todos los gastos imputados al proyecto, distribuidos en un gráfico de barra que, además, hace la comparativa entre los valores presupuestados para ese proyecto, versus los valores gastados.

Podrás obtener en tiempo real las Ordenes de Trabajo de cada tarea generada en el proyecto, así como también el Acta de Cierre del proyecto, para que tu cliente las pueda firmar y puedas entregar a tu mandante.


Ya no necesitarás utilizar otros programas para gestionar tus proyectos. Bastará con el ERP.

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Módulo SMS

Envia SMS y Notificaciones a Celulares.

Administra tus contactos, crea listas de envio y notifica a tus clientes via SMS o Mensaje Corto a su Celular. Podrás notificar descuentos, promociones, avisos, alertas, deudas, etc.

Además, podrás enviar avisos de cobranza directamente desde el Módulo Cobranzas, pues ya está integrado a nuestra aplicación SMS.

Rige un costo adicional por cada SMS enviado.

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Módulo Sistema

Administración de Usuarios, Privilegios y Empresas del Sistema.

A través de este módulo puede crear usuarios y otorgar los privilegios de acceso a una o más empresas, a uno o más módulos y a una o más aplicaciones. Puede crear sucursales para gestionar ventas e inventarios de manera separada y tendrá materiales de ayuda y guias disponibles para usar el Sistema.

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Módulo Gesplan

Gestión de Planes de Servicios Mensuales.

Este módulo está orientado a las empresas que prestan servicios periódicos o que facturan servicios y productos basados en planes mensuales.

De esta manera, podrán crear Cuentas de Clientes, asociarles Planes de Servicios y cerrar su facturación con un solo click, con el mínimo de mantenimiento.

El módulo es capaz de gestionar automáticamente todas las cuentas de sus clientes, como si fueran tarjetas de crédito, y generar los Estados de Cuenta, con todos los movimientos mensuales de cada cliente, ya sean cargos, pagos o abonos.

La mentención mensual por parte de su empresa es mínima. Bastará con agregar los pagos que haga el cliente en la fecha que se produzcan y listo. Al cerrar la facturación mensual, el Sistema tomará todos los movimientos registrados durante ese mes, incluyendo los planes que le fueron cargamos a la cuenta del cliente, y generará el respectivo Estado de Cuenta, el cual es similar al de una tarjeta de crédito.

De esta manera, ya no necesitará calcular mediante planillas o de forma manual, cuánto le debe facturar a un cliente, o qué movimientos corresponden ser incluidos en ese periodo de facturación. Incluso, saber cuántos pagos hubo en ese periodo. Todo esto lo hace, ahora, el módulo Gesplan.

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